Según el Grupo de Expertos de la Comisión Europea (EUCERD), los pacientes y sus representantes deben desempeñar un papel activo en el proceso de toma de decisiones y elaboración de opiniones de las Redes Europeas de Referencia (ERN) y participar en las actividades estructurales y clínicas de la red. El Grupo de Expertos recomendó que las ERN demuestren una participación significativa de los pacientes, un enfoque centrado en el paciente y su empoderamiento mediante el reconocimiento del papel de los pacientes, como expertos por experiencia y coproductores de conocimientos, en las actividades estructurales y clínicas de las ERN y, por lo tanto, demuestren que cumplen los requisitos legales de los actos delegados. 

Estas normas para la participación de los pacientes tienen por objeto facilitar la participación efectiva de los representantes de los pacientes en las actividades de ERKNet. Se basan en el marco de gobernanza desarrollado por EURORDIS para la participación de los pacientes en las ERN y contienen disposiciones específicas para adaptarlas a la estructura de gobernanza de ERKNet.

El Grupo Europeo de Defensa de los Pacientes (ePAG) de ERKNet ha nombrado al menos a dos defensores del ePAG para que participen en cada una de las líneas de trabajo de las ERN. Esta política no excluye que otras organizaciones de pacientes registradas en Europa, organizaciones de pacientes registradas fuera de Europa y pacientes individuales y familiares a los que se hace referencia en las secciones 16 a 18 colaboren en proyectos específicos por invitación de ERKNet y del ePAG, de acuerdo con la Junta de la Red.

El cargo de defensor del ePAG es voluntario y no conlleva ninguna compensación económica. Los gastos de viaje y alojamiento se reembolsarán de acuerdo con la política de ERKNet sobre el reembolso de gastos de viaje .

El Grupo Europeo de Defensa de los Pacientes (ePAG) de ERKNet está compuesto por defensores de los pacientes que representan y están respaldados por una organización de pacientes siguiendo el proceso descrito en las secciones 11 y 12.

El objetivo general del ePAG es garantizar que las necesidades de las personas que viven con enfermedades raras y complejas cubiertas por la ERN se incluyan en su estrategia y funcionamiento. Para alcanzar este objetivo, la función del ePAG es: 

• Representar la voz y los intereses de los pacientes y sus familias dentro de ERKNet.

• Garantizar un enfoque centrado en el paciente en las actividades de colaboración de ERKNet en las áreas de atención, educación y formación, intercambio de conocimientos e investigación.

• Apoyar la identificación de las prioridades estratégicas de ERKNet.

• Aportar información sobre cuestiones éticas.

• Apoyar a la Red en la difusión de sus actividades e información a la comunidad de pacientes en general para garantizar la transparencia.

Los defensores del ePAG son representantes de los pacientes que participan activamente en la ERNhttps://www.erknet.org

, incluyendo la Junta de la Red, las líneas de trabajo y los grupos de trabajo. La función de los defensores de ePAG es:

• Trabajar en colaboración con otros defensores de los pacientes, médicos e investigadores que participan en ERKNet

• Defender la diversidad de opiniones de la comunidad de pacientes de ERKNet, y no solo representar su propia área de enfermedad ni su propia experiencia.

• Apoyar a ERKNet en la difusión de información, principalmente a la comunidad de pacientes, pero también a otras comunidades según corresponda (por ejemplo, proveedores de atención sanitaria, autoridades sanitarias, médicos y profesionales médicos y sus organismos profesionales).

• Contribuir al desarrollo de información para pacientes, guías de práctica clínica, otras herramientas de apoyo a la toma de decisiones clínicas y vías de derivación.

• Contribuir al desarrollo de prioridades de investigación y garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de los pacientes y sus familias.

• Aportar información sobre cuestiones éticas y equilibrar adecuadamente las necesidades de los pacientes y las necesidades clínicas.

• Buscar o hacer recomendaciones sobre nuevas organizaciones de pacientes que cubran grupos de enfermedades infrarrepresentados o pacientes de otros países de la UE.

Todos los defensores del ePAG deberán:

• Participar en los grupos de trabajo de ERKNet (en función de sus intereses, experiencia y disponibilidad).

• Participar regularmente en la mayoría de las convocatorias de ePAG y enviar disculpas por adelantado si no pueden asistir.

• Informar periódicamente en las llamadas y reuniones del ePAG sobre el progreso del trabajo y los proyectos en los que participan directamente en ERKNet. Si no pueden asistir, el informe debe enviarse por correo electrónico antes de la reunión o la llamada. 

• Participar en las reuniones anuales de ERKNet, siempre que sea posible. Los gastos de viaje y alojamiento se reembolsarán de acuerdo con las normas presupuestarias de la ERN.

• Contribuir a identificar y desarrollar los objetivos anuales y el programa de trabajo del ePAG.

• Contribuir a la evaluación de las nuevas solicitudes de adhesión al ePAG.

• Respetar la naturaleza confidencial de los debates cuando la persona que preside una llamada o reunión deje claro que se trata de un requisito.

• Cumplir con la política de conflicto de intereses de ERKNet.

• Cumplir los términos del acuerdo de mediación en caso de un proceso de mediación descrito en la Constitución y el Reglamento interno de EURORDIS ePAG.

Todos los defensores de ePAG también se comprometen a adherirse al siguiente conjunto de valores fundamentales:

• Respetar la misión de ERKNet (https://www.erknet.org/about-us/about-erknet) y su estructura de gobierno.

• Escuchar las opiniones y solicitudes de los demás.

• Mostrar solidaridad, respeto mutuo y apoyo.

• Cumplir los principios de equidad y justicia social.

• Comportarse con profesionalidad en el trato con los responsables clínicos y de investigación y con otros defensores de los pacientes.

Los defensores del ePAG pueden nombrar a un suplente de su propia organización de pacientes para que asista a reuniones específicas de la ERN o del ePAG. El coordinador de la ERN o el responsable del ePAG validarán la participación de dichos suplentes en las reuniones de la ERN o del ePAG, respectivamente. Los suplentes deben cumplir la política de conflicto de intereses de ERKNet y los principios básicos establecidos en la sección 4 cuando asistan a reuniones de la ERN o del ePAG.

ERKNet cuenta con un presidente y un copresidente del ePAG, que son responsables conjuntamente de coordinar y dirigir tanto el grupo ePAG al que representan como la comunidad ePAG en general dentro de la junta del ePAG.
Además, cada grupo de trabajo específico de una enfermedad (WG) de ERKNet incluye un coordinador ePAG WG , que supervisa las actividades relacionadas con el ePAG dentro de su WG y apoya la comunicación interna.

Responsabilidades del presidente y el copresidente de ePAG

Además de las funciones y responsabilidades generales de los defensores de ePAG descritas en la sección 5, el presidente y el copresidente de ePAG son responsables de:

• Representar la voz de los defensores del ePAG de ERKNet y de la comunidad ePAG ante la junta directiva del ePAG de ERKNet y en las reuniones de la red.

• Compartir noticias importantes y mantener informados a los demás defensores de ERKNet ePAG y a la comunidad ePAG sobre las actividades de ERKNet, según corresponda.

• Consulte con los demás defensores de ERKNet ePAG y la comunidad ePAG sobre cuestiones relevantes y transmita la información al coordinador de la red ERKNet.

• Garantizar la sostenibilidad del grupo de defensores del ePAG.

• Asignar defensores de ePAG a los grupos de trabajo.

• Supervisar las actividades de los defensores de ePAG en los grupos de trabajo.

• Coordinar las actividades de todo el grupo e informar de la visión compartida con el coordinador de la ERN/comité directivo. 

• Coordinar las actividades de todo el grupo e informar de la visión compartida con el comité directivo de EURORDIS, el grupo transversal, etc.

Las decisiones dentro del grupo ePAG se toman por consenso. En los casos en que no se pueda alcanzar un consenso, se podrá celebrar una votación. Si persiste el desacuerdo, prevalecerá la decisión del presidente del ePAG.

El presidente y/o copresidente del ePAG también son responsables de la coordinación administrativa del grupo ePAG, lo que incluye:

• Dar la bienvenida a los nuevos defensores y miembros de la comunidad del ePAG.
• Organizar reuniones periódicas del ePAG (preparar órdenes del día, actas y acciones de seguimiento).
• Difundir la información pertinente y garantizar una comunicación eficaz dentro del grupo.

Responsabilidades de los coordinadores del grupo de trabajo (GT) del ePAG

Además de las funciones y responsabilidades de los defensores del ePAG mencionadas en la sección 5, los coordinadores del WG del ePAG tienen las siguientes responsabilidades:

• Dar la bienvenida a los nuevos ePAG a su WG

• Supervisar las actividades dentro del GT

• Presentar las actividades en curso del ePAG en las reuniones del WG y del ePAG

• El coordinador del WG del ePAG también puede delegar tareas específicas dentro del grupo.

• Fomentar la participación activa de los miembros del ePAG y garantizar que la perspectiva del paciente esté eficazmente representada en los debates y resultados del WG.

Las personas no pueden presentar solicitudes a título personal. Los posibles solicitantes deben estar respaldados formalmente por una organización de pacientes que cumpla los siguientes requisitos: 

• Estar legalmente registrada y operar en Europa (48 países según la definición de EURORDIS basada en las definiciones de la UE, el Consejo de Europa y la OMS-Europa). Este requisito de registro puede no aplicarse en casos excepcionales, debido a la particularidad de las organizaciones impulsadas por pacientes y de las enfermedades raras, así como por razones históricas o contextuales. 

• Tener un consejo de administración compuesto en su mayoría por pacientes o familiares de pacientes.

• Ser financieramente independiente, en particular de la industria farmacéutica (máximo 50 % de la financiación procedente de varias empresas).

• Tiene carácter no lucrativo.

• Tiene actividades demostradas, como actividades de apoyo y/o defensa de los pacientes y/o investigación (https://www.erknet.org/about-us/conflict-of-interest-policy).

En casos excepcionales, como los relacionados con enfermedades ultra raras o países/regiones con poblaciones de pacientes muy reducidas, se podrán tener en cuenta organizaciones que no cumplan plenamente todos los criterios de elegibilidad estándar. Para ser elegibles en tales circunstancias, deben:

• Demostrar una participación estructurada y significativa de los pacientes en los procesos de toma de decisiones, y

• Proporcionar documentación clara sobre los intereses y las comunidades a las que representan.

Todas las solicitudes de excepción serán revisadas conjuntamente por el equipo de coordinación de ERKNet y los presidentes de ePAG, quienes evaluarán si existen garantías suficientes para asegurar la independencia y la representación significativa de los pacientes.

Habilidades y experiencia requeridas:

• Tener conocimientos o experiencia de convivencia con alguna de las enfermedades raras y complejas incluidas en el ámbito de ERKNet.

• Disposición y motivación para participar y contribuir activamente a los debates y al trabajo de los ePAG y los grupos de trabajo de la ERN.

• Capacidad para trabajar de forma eficaz y constructiva con otros representantes de pacientes y médicos de diferentes países de la UE.

• Capacidad para representar los intereses de todas las enfermedades representadas que se encuentran dentro del ámbito de la ERN, más allá de su propia enfermedad.

• Capacidad para aportar un juicio independiente desde la perspectiva de un representante de los pacientes.

• Conciencia y compromiso con la igualdad, la diversidad y la inclusión.

• Alto nivel de organización y automotivación.

• Comprensión de la necesidad de confidencialidad.

• Capacidad para comunicarse en inglés para poder seguir y contribuir a las reuniones.

• Tener conocimientos informáticos y el equipo necesario para comunicarse por correo electrónico, seminarios web y videoconferencias.

• Es deseable tener experiencia trabajando en un comité con médicos y representantes de pacientes .

Los defensores del ePAG deberán asistir a las llamadas del ePAG aproximadamente cada dos meses, que generalmente tendrán lugar durante el horario laboral. 

También deberán asistir a las llamadas de los grupos de trabajo de la ERN en los que decidan participar, así como a la reunión anual de la ERN, que suele durar un día completo.

Además, deberán dedicar tiempo a revisar y leer documentos antes de las reuniones y las llamadas. Esto implica un compromiso de normalmente 2 días al mes, que puede aumentar hasta aproximadamente 5 días al mes para los presidentes de los ePAG. 

La función y la posición de los defensores de los ePAG en las ERN ofrecen a estos representantes la posibilidad de: 

• Trabajar en estrecha colaboración con médicos, investigadores y otros representantes de pacientes para transformar los servicios sanitarios y acelerar la investigación para las personas que viven con una enfermedad rara en Europa.

• Participar de primera mano en el desarrollo de los objetivos y la infraestructura de las ERN para garantizar que sigan estando impulsadas por las necesidades de los pacientes.

• Obtener exposición internacional y ampliar su red internacional, específicamente en toda Europa.

• Adquirir un buen conocimiento de los modelos de asistencia sanitaria en toda Europa y de las Redes Europeas de Referencia.

• Desarrollar habilidades sociales como la comunicación, la oratoria, la resolución de conflictos, etc., adquiridas a través de formaciones como las que ofrece EURORDIS a través de su Open Academy, EUPATI y otras, y mediante la participación activa en el ePAG.

• Compartir y aprender de otros defensores de ePAG y desarrollar sus propias capacidades como representantes de pacientes, ampliando sus conocimientos tanto dentro de su propio campo de las enfermedades raras como más allá de él.

Los posibles candidatos deben rellenar y firmar el formulario de solicitud: https://form.jotform.com/eurordisforms/epag-application y enviarlo junto con la carta de recomendación firmada por el representante legal de la organización de pacientes.

Si el equipo de coordinación (el presidente del ERKNet ePAG y la oficina de coordinación del ERKNet) lo considera necesario, se podrá solicitar documentación adicional. Esta puede incluir, entre otros, los siguientes documentos:

• Estatutos de la asociación/constitución
• Lista de los miembros del consejo de administración, indicando para cada uno de ellos si es paciente o familiar de un paciente.
• Informe anual más reciente, incluidos los estados financieros.

Una vez recibidas, las solicitudes se tramitan de la siguiente manera: 

1. El responsable de ePAG de EURORDIS comparte la solicitud y los documentos adjuntos con la ePAG de ERKNet.

2. El personal de la ERN revisará la información relativa a la organización de pacientes para asegurarse de que se cumplen los requisitos descritos en la sección 7.

3. La solicitud es revisada y discutida por los presidentes de los ePAG y la oficina de coordinación de ERKNet. Los solicitantes serán evaluados en función de las habilidades y la experiencia requeridas que se describen en la sección 8. La selección se realizará sobre la base del contenido del formulario de solicitud y los documentos adjuntos.

4. El ePAG puede solicitar más información u organizar una llamada informal con el posible solicitante para obtener información adicional sobre sus habilidades, experiencia y motivación. 

5. Se dará prioridad a los posibles candidatos que representen a un país o una enfermedad que actualmente no estén representados en el ePAG de ERKNet.

6. La aprobación de los nuevos defensores del ePAG se realiza mediante acuerdo en el ePAG y en consulta con el coordinador de la ERN. 

7. Todas las solicitudes recibirán una notificación de aceptación o rechazo. 

El nombramiento de un nuevo defensor del ePAG es inicialmente por un período de seis meses. Durante este período, el nuevo defensor del ePAG tendrá la oportunidad de familiarizarse con las actividades y con su función y responsabilidades. Tras este período, el ERKNet ePAG, en consulta con el coordinador de la red, validará el nombramiento del nuevo defensor del ePAG.

ERKNet solicitará a todos los nuevos defensores de ePAG que completen una sesión de iniciación interactiva en línea impartida por EURORDIS cada trimestre. Este seminario web tiene una duración de una hora y media y proporcionará información básica sobre las Redes Europeas de Referencia y los Grupos Europeos de Defensa de los Pacientes, así como sobre el trabajo que realizan. 

Además, los nuevos defensores de ePAG también recibirán una formación sobre el trabajo de ERKNet impartida por uno de los defensores de ePAG con más experiencia. 

El mandato de los defensores de ePAG expira al final de cada periodo de financiación de cinco años de las ERN. El mandato de los defensores de ePAG nombrados para un período determinado de cinco años puede renovarse por otros cinco años si confirman su voluntad de continuar y presentan una notificación por escrito (por ejemplo, por correo electrónico) de su organización de pacientes, dirigida a los presidentes de ePAG y a la Coordinación de ERKNet, en la que se confirme su continuo respaldo. Los defensores de ePAG que se hayan incorporado durante el último año de cualquier período de cinco años de las ERN no estarán obligados a renovar su mandato.

El nombramiento de los responsables de los ePAG es por un período de dos años, y su mandato puede renovarse con el acuerdo de los ePAG de ERKNet y previa consulta con el coordinador de la ERN y los presidentes y copresidentes del grupo de trabajo HCP de ERKNet.

El mandato de un defensor del ePAG terminará en cualquiera de los siguientes casos:

1. El defensor del ePAG envía una notificación de dimisión al ePAG de ERKNet, al coordinador de la ERN y a EURORDIS.

2. La organización de pacientes retira el respaldo otorgado al defensor del ePAG. 

3. El defensor del ePAG no responde a los correos electrónicos, no asiste a las reuniones o no se pone en contacto con el grupo ePAG en un periodo de 3 meses.

4. Acuerdo mutuo entre el ePAG, el coordinador de la ERN, EURORDIS y el defensor del ePAG de que su participación no redunda en el mejor interés de la ERN.

En las circunstancias mencionadas en los puntos 3 y 4 anteriores, antes de tomar cualquier decisión sobre la destitución de un defensor del ePAG:

• El defensor del ePAG, la organización de pacientes que lo respalda y EURORDIS deben ser informados de los motivos por los que se propone su destitución (lo que incluye la oportunidad de mantener un debate abierto).

• debe concederse al menos un mes para la mediación y para abordar cualquier preocupación que se haya planteado.

En cualquier momento, los defensores de ePAG pueden enviar una notificación de suspensión temporal a ERKNet, a los presidentes de ePAG, al coordinador de ERN y a EURORDIS, en caso de que deseen dimitir voluntariamente durante un periodo de tiempo.

Las organizaciones de pacientes externas registradas en Europa que no tengan un representante formal en el ePAG pueden desear colaborar con el ePAG de ERKNet. Esta comunidad más amplia de organizaciones de pacientes puede estar dispuesta a colaborar en tareas específicas (por ejemplo, responder a encuestas), ayudar a difundir información sobre la ERN entre su comunidad de pacientes más amplia, ser consultada ocasionalmente para obtener comentarios y mantenerse informada sobre el desarrollo de las actividades de la ERN. 

Estas organizaciones de pacientes no tienen un representante que participe formalmente como defensor del ePAG en los flujos de trabajo o grupos de trabajo de ERKNet, pero representan un componente importante de la responsabilidad y el buen funcionamiento del ePAG.

Cualquier organización de pacientes con enfermedades raras que cumpla los dos requisitos siguientes puede ponerse en contacto con los presidentes del ePAG o con la oficina de coordinación de ERKNet para expresar su interés en colaborar y/o recibir información actualizada del ePAG y de ERKNet. A continuación, la junta directiva de ERKNet, de acuerdo con el ePAG, les invitará a colaborar con el grupo y/o a recibir información actualizada:

• Estar registrada en Europa como organización de pacientes. Este requisito puede no aplicarse en casos excepcionales, debido a la particularidad de las organizaciones impulsadas por pacientes y de las enfermedades raras, así como por razones históricas o contextuales.

• Opera en Europa en representación de pacientes y familias que viven con una enfermedad rara que pertenece al ámbito de ERKNet.

• Para más detalles sobre las enfermedades cubiertas por ERKNet, consulte: https://www.erknet.org/disease-information

Las organizaciones de pacientes que cumplan los requisitos anteriores y sean invitadas a colaborar deberán indicar una persona de contacto que recibirá las notificaciones del ePAG y actuará como enlace entre la organización de pacientes y el ePAG. Dichas personas no participarán formalmente en ERKNet como defensores del ePAG. Sin embargo, cuando participen en las actividades y proyectos del ePAG o de la ERN, deberán cumplir la política de conflicto de intereses de ERKNet y los principios básicos establecidos en la sección 4.

El ePAG de ERKNet es responsable de mantener la lista de las organizaciones de pacientes europeas externas con las que colabora y de compartir esta lista con su equipo de coordinación de la ERN.

Las organizaciones de pacientes externas registradas y que operan fuera de Europa que representan a pacientes y familias que viven con una enfermedad rara que pertenece al ámbito de ERKNet desean colaborar con el ePAG en tareas y proyectos específicos. Cuando sea apropiado, la Junta de ERKNet, de acorde c , con el ePAG, podrá invitar a estas organizaciones de pacientes a contribuir a un proyecto o actividad específicos dentro de un plazo determinado. 

Una vez invitada por la Junta Directiva de ERKNet, la organización de pacientes se pondrá en contacto con el presidente del ePAG para indicar una persona de contacto que recibirá las notificaciones del ePAG y actuará como enlace entre la organización de pacientes y el ePAG. Estas personas no participarán formalmente en ERKNet como defensores del ePAG. Sin embargo, cuando participen en las actividades y proyectos del ePAG o de la ERN, deberán cumplir con la política de conflicto de intereses de ERKNet y los principios básicos establecidos en la sección 4.

El ePAG de ERKNet es responsable de mantener la lista de las organizaciones internacionales de pacientes con las que colabora.

Los pacientes individuales o sus familiares pueden querer ofrecer su tiempo como voluntarios para colaborar con el ePAG en tareas o proyectos específicos. Cuando sea apropiado, el Consejo de la ERN, de acuerdo con el ePAG, podrá invitar a estas personas a contribuir a un proyecto o actividad específicos dentro de un plazo determinado. Estas personas participan formalmente en ERKNet como socios de apoyo. Sin embargo, cuando participen en las actividades y proyectos del ePAG o de la ERN, deberán cumplir la política de conflicto de intereses de ERKNet y los principios fundamentales establecidos en la sección 4. 

El ePAG realizará anualmente las modificaciones necesarias para garantizar que siguen siendo adecuados para su finalidad. 

Nada de lo dispuesto en el presente documento menoscaba los derechos de la Junta  Directiva de ERKNet a interpretar y/o modificar su contenido en beneficio de la Red o para cumplir con las directivas o directrices pertinentes de la Comisión Europea. 

[Translate to Spanish:] According to the European Commission Expert Group (EUCERD) patients and patient representatives should play an active role in the decision and opinion making process of the European Reference Networks (ERNs) and be involved in structural and clinical network activities. The Expert Group recommended that ERNs demonstrate meaningful patient involvement, patient-centeredness and empowerment through recognition of the role of patients, as experts by experience and co-producers of knowledge, in the ERNs structural and clinical activities and therefore demonstrate meeting the legal requirements in the Delegated Acts. 

These rules for patient engagement aim at facilitating the effective involvement of patient representatives in the activities of ERKNet. They are based on the governance framework developed by EURORDIS for patient engagement in the ERNs and contain specific provisions to adapt them to the governance structure of ERKNet.

The ERKNet European Patient Advocacy Group (ePAG) has appointed at least 2 ePAG advocates to be involved in each of the ERN work streams. This policy does not preclude other patient organizations registered in Europe, patient organizations registered outside Europe and individual patients and family members referred to in Sections 16 to 18 from collaborating on specific projects by invitation of the ERKNet the ePAG in agreement with the Network Board.

The position of ePAG advocate is a voluntary position and does not involve any financial compensation. Travel and accommodation expenses will be reimbursed according to the ERKNet policy on reimbursement for travel expenses.

[Translate to Spanish:] ERKNet European Patient Advocacy Group (ePAG) is comprised of patient advocates that represent and are endorsed by a patient organization following the process described in Sections 11 and 12.

The overarching objective of the ePAG is to ensure that the needs of people living with rare and complex conditions covered by the ERN are included in its strategic and operational delivery. To achieve this goal, the ePAG role is to: 

• Represent the voice and interests of patients and families within ERKNet

• Ensure a patient-centric approach in the collaborative activities of ERKNet in the areas of care, education and training, knowledge sharing and research.

• Support the identification of ERKNet strategic priorities.

• Provide input on ethical issues.

• Support the Network in the dissemination of its activities and information to the wider patient community to ensure transparency.

[Translate to Spanish:] ePAG advocates are patient representatives that are active in the ERN https://www.erknet.org

including the Network Board, work streams and working groups. The ePAG advocates role is to:

• Work in partnership with other patient advocates, clinicians and researchers involved in ERKNet

• Champion the diversity of views of the ERKNet patient community, and not just to represent their own disease area nor their own experience;

• Support ERKNet to disseminate information, primarily to the patient community, but as appropriate to other communities (e.g. healthcare providers, health authorities, clinicians and medical professionals and their professional bodies)

• Contribute to the development of patient information, clinical practice guidelines, other clinical decision support tools and referral pathways;

• Contribute to the development of research priorities and ensure the needs of patients and families area taken into consideration;

• Provide input on ethical issues, and balance patient and clinical needs appropriately;

• Scout for or make recommendations for new patient organizations to cover under-represented disease groups or patients from other EU countries.

[Translate to Spanish:] All ePAG advocates will be required to:

• Participate in ERKNet working groups (depending on interests, expertise and availability).

• Participate regularly in the majority of the ePAG calls, and send apologies in advance if unable to attend.

• Report regularly in the ePAG calls and meetings on the progress of the work and projects in which they are directly involved in ERKNet. If unable to attend, the report should be sent by email ahead of the meeting or call. 

• Participate in the ERKNet annual meetings, where possible. Travel and accommodation expenses will be reimbursed subject to the ERN budgetary rules.

• Contribute to identify and develop the ePAG annual objectives and work program.

• Contribute to the assessment of new applications for membership of the ePAG.

• Respect the confidential nature of the discussions when it is made clear that this is a requirement by the person who is chairing a call or meeting.

• Comply with the ERKNet conflict of interest policy.

• Adhere to the terms of the mediation agreement in the case of a mediation process described in the EURORDIS ePAG Constitution and Rules of Procedure.

All ePAG advocates also commit to adhering to the following set of core values:

• Respecting the mission of the ERKNet (https://www.erknet.org/about-us/about-erknet)and its governance structure;

• Listening to the opinions and requests of others;

• Showing solidarity, mutual respect and support;

• Adhering to the principles of equity and social justice;

• Conducting themselves with professionalism in engaging with the clinical, research leads and fellow patient advocates;

[Translate to Spanish:] ePAG advocates may nominate an alternate from his/ her own patient organization to attend specific ERN or ePAG meetings. The ERN Coordinator or the ePAG lead shall validate the participation of such alternates in the ERN or ePAG meetings, respectively. Alternates must comply with the ERKNet conflict of interest policy and with the core principles lay down in Section 4 when attending ERN or ePAG meetings.

[Translate to Spanish:] ERKNet has one ePAG Chair and one ePAG Co-Chair, who are jointly responsible for coordinating and leading both the ePAG Group they represent and the broader ePAG Community within the ePAG Board.
In addition, each ERKNet disease-specific Working Group (WG) includes an ePAG WG Coordinator, who oversees ePAG-related activities within their WG and supports internal communication.

Responsibilities of the ePAG Chair and Co-Chair

In addition to the general roles and responsibilities of ePAG Advocates outlined in Section 5, the ePAG Chair and Co-Chair are responsible for:

• Represent the voice of ERKNet ePAG advocates and the ePAG Community to the ERKNet ePAG Board and network meetings.

• Share important news and update the other ERKNet ePAG advocates and the ePAG Community on ERKNet activities as appropriate.

• Consult with the other ERKNet ePAG advocates and the ePAG Community on relevant issues and feedback information to the ERKNet Network Coordinator.

• Ensure the sustainability of the ePAG advocates group.

• Assign ePAG advocates to WGs.

• Monitor ePAG advocates activities in the WGs.

• Coordinate the activities of the whole group, and report shared vision with ERN Coordinator/steering Committee 

• Coordinate the activities of the whole group, and report shared vision with EURORDIS Steering Committee/ Transversal Group etc.

Decisions within the ePAG group are made by consensus. In cases where consensus cannot be reached, a vote may be held. If disagreement persists, the ePAG Chair’s decision prevails.

The ePAG Chair and/or Co-Chair are also responsible for administrative coordination of the ePAG group, including:

• Welcoming new ePAG Advocates and Community members.
• Organising regular ePAG meetings (preparing agendas, minutes, and follow-up actions).
• Disseminating relevant information and ensuring effective communication within the group.

Responsibilities of ePAG Working Group (WG) Coordinators

In addition to the role and responsibilities of the ePAG advocates mentioned in Section 5, the ePAG WG Coordinators have the following responsibilities:

• Welcome new ePAGs in their WG

• Monitor the activities within the WG

• Presenting the ongoing ePAG activities at the WG and ePAG meetings

• The ePAG WG Coordinator can also delegate specific tasks within the group

• Encourage active participation of ePAG members and ensure that the patient perspective is effectively represented in WG discussions and outputs.

[Translate to Spanish:] Individuals cannot apply on a personal basis. Prospective applicants must be formally endorsed by a patient organization that meets the following requirements: 

• Is legally registered and operates in Europe (48 countries as defined by EURORDIS based on definitions by the EU, the Council of Europe and the WHO-Europe). This registration requirement can be waived in exceptional cases, due to the particularity of patient-driven organizations and of rare diseases, as well as for historical or contextual reasons. 

• Has a governing board made up of a majority patients or of family members of patients.

• Is financially independent, particularly from the pharmaceutical industry (max. 50% of funding from several companies).

• Holds non-profit status.

• Has proven activities such as patient support and/or advocacy activities and/or research (https://www.erknet.org/about-us/conflict-of-interest-policy).

In exceptional cases, such as those involving ultra-rare conditions or countries/regions with very small patient populations, organizations that do not fully meet all standard eligibility criteria may still be considered. To be eligible under such circumstances, they must:

• Demonstrate structured and meaningful patient involvement in decision-making processes, and

• Provide clear documentation on the interests and communities they represent.

All exception requests will be jointly reviewed by the ERKNet Coordination Team and the ePAG Chairs, who will assess whether sufficient safeguards are in place to ensure independence and meaningful patient representation.

[Translate to Spanish:] Required skill and experience:

• Have knowledge of, or experience of living with, one of the rare and complex conditions included in the scope of ERKNet.

• Willingness and motivation to get involved, contribute actively to the discussions and work of the ePAG and the ERN WGs ;

• Ability to work effectively, constructively with other patient representatives and clinicians from different EU countries;

• Ability to represent the interests of all represented diseases that are under the scope of the ERN, beyond their own disease.

• Ability to bring independent judgment from a patient representative perspective;

• Have an awareness of, and commitment to, equality, diversity and inclusiveness;

• High level of organization and self-motivation;

• Understand the need for confidentiality;

• Able to communicate in English to be able to follow and contribute to meetings.

• Have computer skills and equipment to communicate through email, webinars, and videoconferences.

• It is desirable to have experience working in a committee setting with clinicians and patient representatives.

[Translate to Spanish:] ePAG advocates will be required to attend ePAG calls approximately every two months that will generally take place during working hours. 

They will also be required attend the calls of the ERN WGsin which they decide to be involved, as well as the ERN annual meeting, which  is usually a full day meeting.

In addition, they will need to dedicate time to review and read documents ahead of the meetings and calls. This implies a commitment of typically 2 days per month and can increase to approximately 5 days per month for ePAG Chairs. 

[Translate to Spanish:] ePAG advocates role and position in the ERNs give these representatives the possibility to: 

• Work closely with clinicians, researchers and other patient representatives to transform healthcare services and accelerate research for people living with a rare disease in Europe.

• Participate firsthand in the development of the ERN objectives and infrastructure to ensure that it remains driven by patients’ needs.

• Gain international exposure and expand their international network, specifically across Europe.

• Acquire a good understanding of healthcare models across Europe and European Reference Networks.

• Develop soft skills such as communication, public speaking, conflict resolution, etc. acquired through trainings such as the ones provided by EURORDIS through its Open Academy, EUPATI and others, and through active participation in the ePAG.

• Share and learn from other ePAG advocates and build their own capacities as patient representatives, broadening knowledge both within their own field of rare diseases and beyond.

[Translate to Spanish:] Prospective applicants should complete and sign the Application Form: https://form.jotform.com/eurordisforms/epag-application and send it together with the Endorsement Letter signed by the legal representative of the patient organization.

If the Coordination Team (the ERKNet ePAG Chair, and ERKNet Coordination office) considers necessary, additional supporting documentation may be requested. These may include, but are not limited to, the following:

• Statutes of Association/Constitution
• List of the Board of Directors, indicating for each member whether they are a patient or a family member of a patient.
• Most recent Annual Report, including the financial statements.

[Translate to Spanish:] Once received, the applications are processed as follows: 

1. EURORDIS ePAG manager shares the application and accompanying documents with the ERKNet ePAG.

2. The ERN staff will review the information pertaining to the patient organization to ensure that the requirements described in Section 7 are met.

3. The application is reviewed and discussed by the ePAG chairs and ERKNet coordination office. Applicants will be assessed against the required skills and experience outlined in Section 8. Selection will be made on the basis of the content of the application form and accompanying documents.

4. The ePAG may request further information or arrange an informal call with the prospective applicant to get additional information on his or her skills, experience and motivation. 

5. Priority will be given to prospective applicants that represent a country or a disease not currently represented in the ERKNet ePAG.

6. Approval of new ePAG advocates is through agreement in the ePAG and in consultation with the ERN Coordinator. 

7. All applications will receive a successful or unsuccessful notification. 

The appointment of a new ePAG advocate is initially for a six-month period. During this period, the new ePAG advocate will have the opportunity to get familiar with the activities and with his/her role and responsibilities. After this period, the ERKNet ePAG, in consultation with the Network Coordinator, will validate the appointment of the new ePAG advocate.

[Translate to Spanish:] ERKNet will request that all new ePAG advocates complete an interactive online induction session delivered by EURORDIS on a quarterly basis. This webinar lasts an hour and a half and will provide some background information to the European Reference Networks and European Patient Advocacy Groups and the work that they do. 

In addition, new ePAG advocates will also receive an induction on the work of ERKNet delivered by one of the seasoned ePAG advocates. 

[Translate to Spanish:] The mandate of ePAG advocates expires at end of each five-year funding period of the ERNs. The mandate of ePAG advocates appointed for a given 5-year period may be renewed for another 5 years by reconfirming their willingness to continue and submitting a written notification (e.g. via email) from their patient organization, addressed to the ePAG Chairs and ERKNet Coordination, confirming continued endorsement. ePAG advocates who joined the last year of any 5-year ERN period, will not be required to renew their mandate.

Appointment of the ePAG Leads is for a period of 2 years, their mandate may be renewed with the agreement of ERKNet ePAG and in consultation with the ERN Coordinator and the ERKNet Working Group HCP Chairs and Co-chairs.

[Translate to Spanish:] The mandate of an ePAG advocate shall terminate in any of the following cases:

1. The ePAG advocate sends a notice of resignation to the ERKNet ePAG, the ERN Coordinator and to EURORDIS.

2. The Patient Organization withdraws the endorsement given to the ePAG advocate. 

3. The ePAG advocate does not respond to emails, attend meetings or does not contact the ePAG group in a period of 3 months.

4. Mutual agreement between the ePAG, ERN Coordinator, EURORDIS and the ePAG advocate that his or her involvement is not in the best interests of the ERN.

In the circumstances referred to in points 3 and 4 above, before any decision is made to remove someone from being an ePAG advocate:

• the ePAG advocate, his/her endorsing Patient Organization and EURORDIS must be informed of the reasons why it is proposed to remove them (this includes an opportunity for open discussion), and

• at least one month should be allowed for mediation and any concerns raised to be addressed.

At any time, ePAG advocates can send a notice of temporary suspension to ERKNet, the ePAG chairs, the ERN Coordinator and to EURORDIS, in case they would like to voluntarily step down for a period of time.

[Translate to Spanish:] External patient organizations registered in Europe that do not have a formal representative in the ePAG may wish to engage with the ERKNet ePAG. This wider community of patient organizations may be willing to collaborate on specific tasks (e.g. respond to surveys), help to disseminate information about the ERN across their wider patient community, be consulted occasionally for feedback, and be kept informed on the development of the ERN activities. 

These patient organizations do not have a representative formally involved as an ePAG advocate in the ERKNet work streams or WGs , but they represent an important component of the ePAG accountability and proper functioning.

Any rare disease patient organization meeting the following two requirements can contact the ePAG Chairs or ERKnet Coordination office to express their interest to collaborate and/or receive updates from the ePAG and the ERKNet. They will then be invited by the ERKNet Board in agreement with the ePAG to collaborate with the group and/or receive updates:

• Is registered in Europe as a patient organization. This requirement can be waived in exceptional cases, due to the particularity of patient-driven organizations and of rare diseases, as well as for historical or contextual reasons.

• Operates in Europe representing patients and families living with a rare disease that belongs to the scope of the ERKNet

• Further details on the diseases covered by ERKNet are available at: https://www.erknet.org/disease-information

Patient organizations that meet the above requirements and are invited to collaborate should indicate a contact person who will receive the ePAG notifications and act as the liaison between the patient organization and the ePAG. Such individuals will not be formally involved in ERKNet as ePAG advocates. However, when engaging in the ePAG or ERN activities and projects, they must comply with the ERKNet conflict of interest policy and the core principles lay down in Section 4.

The ERKNet ePAG is responsible for maintaining the list of the external European patient organizations with whom they engage and sharing this list with their ERN Coordinating team.

[Translate to Spanish:] External patient organizations registered and operating outside of Europe representing patients and families living with a rare disease that belong to the scope of ERKNet want to collaborate with the ePAG on specific tasks and projects. Where appropriate, the ERKNet Board in agreement with the ePAG may invite these patient organizations to contribute to a specific project or activity within a specific timeframe. 

Once invited by the ERKNet Board, the patient organization will contact the ePAG Chair to indicate a contact person who will receive the ePAG notifications and act as the liaison between the patient organization and the ePAG. Such individuals will not be formally involved in ERKNet as ePAG advocates. However, when engaging in the ePAG or ERN activities and projects, they must comply with the ERKNet conflict of interest policy and the core principles lay down in Section 4.

The ERKNet ePAG is responsible for maintaining the list of the international patient organizations with whom they engage.

[Translate to Spanish:] Individual patients or family members may want to volunteer their time to collaborate with the ePAG on specific tasks or projects. Where appropriate, the ERN Board in agreement with the ePAG may invite these persons to contribute to a specific project or activity within a specific timeframe. Such individuals are formally involved in ERKNet as supporting partners. However, when engaging in the ePAG or ERN activities and projects, they must comply with the ERKNet conflict of interest policy and the core principles lay down in Section 4. 

[Translate to Spanish:] The ePAG on annual basis will make the necessary amendments to ensure they remain fit for purpose. 

[Translate to Spanish:] Nothing in this document removes the rights of the ERKNet Network Board to interpret and/or amend its content in the best interest of the Network or to comply with relevant directives or guidance from the European Commission.